Protocol "individuele financiële hulpvragen diaconie 'SOW-wijkgemeente Nicolaïkerk" Utrecht"
1. Achtergrond en doelstelling
2. Doelgroep
3. Uitgangspunten voor individuele hulpverlening
4. Privacywaarborgen
5. Procedure bij een individuele financiële hulpvraag
6. Signalerende functie
7. Klachtenprocedure
8. Wijziging van dit protocol
Checklist: Stappen bij individuele financiële hulpvragen
1. Achtergrond en doelstelling
De diaconie van de SOW-wijkgemeente Nicolaïkerk wil dichtbij mensen in moeilijkheden staan. Zij doet dit vanuit haar bijbelse opdracht. Een deel van deze mensen heeft financiële problemen. De diaconie steunt financieel als er geen andere wegen zijn. Het is de taak van de diaconie om samen met de hulpvrager na te gaan welke mogelijkheden er zijn om de financiële problemen het hoofd te bieden.
Dit protocol behandelt individuele financiële hulpvragen. De collectieve financiële hulpvragen vallen er niet onder. Het protocol legt de werkwijze van de diaconie bij individuele hulpvragen vast. Van het protocol kan afgeweken worden, maar dat dient dan wel met redenen omkleed te gebeuren.
De diaconie wil haar werkwijze vastleggen en openbaar maken met de volgende bedoeling:
a. Een geprotocolleerde werkwijze geeft structuur aan de wijze waarop de diaconie individuele financiële hulpvragen behandelt. Dat komt de zorgvuldigheid ten goede.
b. Inzicht in de regels geeft aan mensen die een beroep op de diaconie willen doen overzicht in wat hun te wachten staat. Dat verhoogt de veiligheid voor de hulpvrager.
c. Het is de verwachting dat een geprotocolleerde werkwijze de drempel om een hulpvraag bij de diaconie in te dienen verlaagt. Pastorale werkers en gemeenteleden die naar de diaconie verwijzen kunnen de procedure bekend maken. Daardoor zal de diaconie meer ingeschakeld worden. Een protocol vergroot de toegankelijkheid van de diaconie.
d. De diaconie ontvangt haar gelden van gevers. Een geprotocolleerde werkwijze maakt voor gevers inzichtelijk hoe de diaconie werkt. Door middel van het protocol legt de diaconie verantwoording van haar werkwijze af aan de gevers.
2. Doelgroep
De diaconie van de SOW-wijkgemeente Nicolaïkerk behandelt individuele financiële hulpvragen van inwoners uit de wijk van de Nicolaïkerk en van ingeschreven gemeenteleden van buiten de wijk. De hulpvragen komen bij voorkeur via kerkelijke kanalen binnen.
3. Uitgangspunten voor individuele hulpverlening
a. De diaconie helpt mensen die problemen hebben op materieel en immaterieel gebied.
b. Algemeen doel van deze hulpverlening is mensen de weg te wijzen en te begeleiden naar zo zelfstandig mogelijk functioneren in de maatschappij.
c. Het is belangrijk de oorzaak / oorzaken van het probleem / de problemen op te sporen en mensen te assisteren bij mogelijke structurele oplossingen.
d. In noodsituaties is het mogelijk eerst crisishulp te verlenen als er geen andere hulp aanwezig is door geld of goederen te geven.
e. Het is belangrijk om mensen die steun vragen ook hulp te geven zoals persoonlijke begeleiding en verwijzing en assistentie naar instanties en cursussen.
f. Bij een hulpvraag dient de procedure voor het uitvoeren van individuele hulpaanvragen toegepast te worden (zie paragraaf 5).
g. De diaconie verstrekt geen leningen. Er worden alleen schenkingen gegeven. Dit wordt gemotiveerd vanuit het uitgangspunt dat er alleen hulp wordt gegeven als er geen andere uitkomst is.
4. Privacywaarborgen
De diaconie waakt erover dat de privacy van de hulpvrager gewaarborgd wordt.
a. De diaken heeft zich strikt te houden aan het ambtsgeheim.
b. De diaken legt de hulpvrager uit wat de werkwijze van de diaconie is, voordat de hulpvraag in de diaconievergadering wordt besproken.
c. Tijdens de diaconievergadering worden de aard van de hulpvraag en de naam van de hulpvrager bekend gemaakt.
In het verslag van de diaconievergadering worden via initialen de gegevens van de hulpvrager geanonimiseerd. Het besluit wordt kort omschreven.
d. In het verslag van de diaconievergadering dat aan de kerkenraad gestuurd wordt, worden de initialen verwijderd.
e. In een apart verslag wordt de hulpvraag, de achtergrond, de motivering voor het besluit en het besluit nader beschreven. Dit verslag bevat alleen de strikt noodzakelijke gegevens. De hulpvrager heeft het recht op inzage in dit verslag. Het verslag wordt beheerd door de secretaris van de diaconie en wordt vijf jaar na de afhandeling vernietigd, tenzij de hulpvrager schriftelijk verzoekt de gegevens eerder te vernietigen.
5. Procedure bij een individuele financiële hulpvraag
Een individuele financiële hulpvraag wordt stapsgewijs en zorgvuldig afgehandeld.
a. Een hulpvraag wordt bij een diaken ingediend door de hulpvrager of in opdracht daarvan door een naastbetrokkene. De diaken vraagt om een omschrijving van de problematiek.
b. Indien een naastbetrokkene de hulpvraag indient, dan wordt de hulpvraag alleen in behandeling genomen wanneer met de hulpvrager overlegd is dat de diaconie wordt ingeschakeld. De diaken biedt de naastbetrokkene begeleiding en steun aan als er nog geen overleg is geweest met de hulpvrager.
c. Voordat de hulpvraag in de vergadering wordt besproken, maakt de diaken de procedure aan de hulvrager bekend. De mogelijkheden en de onmogelijkheden van de diaconie komen aan de orde. Op deze manier worden er geen valse verwachtingen gewekt.
d. De hulpvraag wordt op de eerste diaconievergadering nadat de hulpvraag is ingediend aan de orde gesteld. Er wordt een besluit genomen of de hulpvraag in behandeling genomen kan worden. Er wordt een diaken aangewezen die de verantwoordelijkheid voor de afhandeling van de hulpvraag draagt.
e. De hulpvrager wordt binnen twee weken na de diaconievergadering van het besluit en de motivering daarvan op de hoogte gesteld.
f. Indien iemand uit de wijk om hulp vraagt die niet tot onze kerk behoort, wordt de hulpvraag alleen in behandeling genomen nadat toestemming is gegeven om na te gaan of dezelfde hulpvraag is ingediend bij andere kerken in onze wijk.
g. Hulpvragen van gemeenteleden die buiten onze wijk wonen, worden alleen in behandeling genomen nadat toestemming is verleend om contact op te nemen met de diaconie van de wijk waarin iemand woont. De achtergrond hiervan is dat hulpvragen niet bij twee diaconieën tegelijk mogen worden ingediend.
h. Hulpvragen van mensen die buiten onze wijk wonen en geen lid van onze gemeente zijn, worden niet in behandeling genomen. De diaken verwijst naar de diaconie van de wijk waarin de hulpvrager woont.
i. Bij hulpvragen van boven de € 100, - of bij een herhaalde hulpvraag van onder de € 100, - wordt (bij voorkeur door twee diakenen) nader onderzoek gedaan naar de achtergrond van de hulpvraag. Daarbij wordt - waar relevant - inzage in de financiële situatie gevraagd. Ook wordt overwogen of psychosociale of geestelijke problemen een rol spelen.
j. Er wordt nagegaan of gemeentelijke subsidies zijn aangevraagd. Pas nadat er een afwijzende beschikking is wordt hulp vanuit de diaconie overwogen. De diaken kan andere instanties raadplegen als de gegevens van de hulpvrager geanonimiseerd zijn. De naam van de hulpvrager wordt alleen genoemd nadat de hulpvrager toestemming gegeven heeft.
k. De gegevens die in punt i. en j. verkregen zijn worden in de diaconievergadering besproken. Er wordt een besluit over de hulpvraag genomen. Dit besluit kan een advies, een aanbod van begeleiding en/of financiële steun inhouden.
l. De diaconie biedt geen langdurige structurele financiële hulpverlening. Er wordt bijvoorbeeld niet gedurende een lange periode een maandelijkse bijdrage gegeven.
m. De hulpvrager krijgt binnen twee weken na de diaconievergadering bericht van het besluit en de motivering daarvan.
n. Met de hulpvrager wordt besproken of nazorg wenselijk is en welke vorm van nazorg haalbaar is.
6. Signalerende functie
Door de aard van haar werk krijgt de diaconie inzicht in de financiële nood in de eigen omgeving. Deze gegevens kunnen aanleiding geven de burgerlijke overheid te wijzen op leemtes die er in voorzieningen zijn. Dit gebeurt uiteraard alleen met geanonimiseerde gegevens. Herkenbare situaties kunnen alleen doorgegeven worden dan na toestemming van de hulpvrager.
7. Klachtenprocedure
Indien de diaconie naar het oordeel van de hulpvrager onzorgvuldig gehandeld heeft, kan een klacht worden ingediend. Een klachtenregeling geeft de hulpvrager de mogelijkheid voor de eigen belangen op te komen in een ongelijkwaardige situatie. Voor de diaconie is een klachtenregeling een instrument om de kwaliteit van haar werk op peil te houden. Voor de klachtenregeling geldt de volgende procedure:
a. De klacht kan worden ingediend betreffende de bejegening door de diaken(en) en de gevolgde procedure bij de besluitvorming. 1
b. De klacht wordt schriftelijk ingediend bij de voorzitter van de kerkenraad.
c. De voorzitter van de kerkenraad overlegt met de klager of een klacht bemiddeld kan of behandeld moet worden. Bij klachtbemiddeling volgt er een overleg tussen de klager, de diaken(en) en de voorzitter van de kerkenraad ten einde een oplossing voor de moeilijkheden te vinden. Bij klachtbehandeling wordt een klachtencommissie ingesteld. De klachtcommissie moet een uitspaak doen of de klacht al dan niet gegrond is en welke maatregelen de diaconie moet nemen om de diaconale hulp te verbeteren.
d. De klachtcommissie bestaat uit de voorzitter van de kerkenraad (tevens voorzitter van de klachtencommissie), de diaconaal consulent en een diaken uit een andere wijkgemeente van de SOW-gemeente Utrecht.
e. De klachtcommissie hoort de klager en de betrokken diaken(en) alvorens een uitspraak te doen.
f. De klachtcommissie doet binnen twee maanden na ontvangst van de klacht een uitspraak.
g. De diaconie neemt met inachtneming van de uitspraak van de klachtencommissie een nieuwe beslissing
h. Uitsluitend op grond van de in g genomen beslissing staat beroep open bij het regionale college van bezwaren en geschillen zoals omschreven is in de Tussenorde, artikel 2 van de van de Interimregeling voor de behandeling van bezwaren en geschillen. 2
8. Wijziging van dit protocol
Dit protocol kan ten allen tijd gewijzigd worden nadat een voorstel daartoe op de diaconievergadering is geaccepteerd. De diaconie draagt het wijzigingsvoorstel voor aan de wijkkerkenraad, die het voorstel vaststelt.
Checklist: Stappen bij individuele financiële hulpvragen
1. De hulpvraag wordt ingediend door de hulpvrager of een naastbetrokkene.
De diaken informeert de hulpvrager of de naastbetrokkene over de procedure.
2. De diaken meldt dit op eerst volgende diaconievergadering.
Besluit nemen: behoort de hulpvrager tot de doelgroep
Nee : binnen twee weken na vergadering berichten
Ja : verder onderzoek
Secretaris bewaart kort verslag van besluit en motivatie
3. Verder onderzoek (bij voorkeur door twee diakenen) bestaat uit:
Informeren of elders hulp is gevraagd
Is gemeentelijke subsidie mogelijk en aangevraagd
Onderzoek naar de specifieke achtergrond van de hulpvraag
Onderzoek naar de financiële positie hulpvrager
4. Deze gegevens worden voor zover relevant gemeld op de eerst volgende diaconievergadering.
Besluit nemen: honoreren hulpvraag
Nee : binnen twee weken na vergadering berichten
Ja : binnen twee weken na vergadering berichten
Uitstel omdat nader onderzoek nodig is: binnen twee weken berichten
De secretaris bewaart korte aantekening van besluitvorming en motivatie.
Als het besluit uitgeteld wordt dan herhaalt op volgende diaconie vergadering zich de besluitvorming, echter er mag niet weer tot uitstel besloten worden.
5. Vernietiging gegevens
Vijf jaar na de het definitieve besluit worden de gegevens vernietigd door de secretaris.